La edición institucional es un tipo de edición que responde a necesidades de comunicación específicas de una institución, a un organismo, como una cooperativa o una ONGs, etc. La edición institucional está estrechamente relacionada con el producto comunicacional que genera.

Cualquier organización puede desarrollar una edición institucional para obtener productos comunicacionales. Una verdadera edición institucional va mucho más allá de estampar un logotipo en un libro de una editorial o en otra publicación.

Una organización, a través de la edición institucional, pretende reflejar sus valores, sus intereses, dar a conocer su labor y lograr establecer una relación más estrecha con la sociedad y/o sus asociados, colaboradores, proveedores, etc.

Desde InterCoop, hemos desarrollado un proceso que realizamos para llevar adelante la edición institucional de una organización.

1. Evaluar las necesidades de comunicación de la institución. Esto es fundamental, porque no se puede generar y obtener un buen producto comunicacional si no se establece con claridad qué se quiere comunicar, para quién y con qué objetivos. 

2. Hallar el producto más adecuado para cubrir esas necesidades de comunicación. La elección errónea del producto y la frecuencia del mismo hacen que éste caiga en saco roto. Dicho producto puede ser un folleto, una revista, un periódico, un newsletter, un blog, una página web, etc. y pueden ser impresos o digitales, o ambas modalidades.

3. Analizar las tareas y los procesos que demandará el producto y los profesionales necesarios para hacerlo. No sólo en lo concerniente a la producción y puesta en marcha del producto seleccionado, sino también en lo que atañe a su mantenimiento, gestión, coordinación, administración y distribución del mismo.

4. Elaborar presupuestos y acuerdos de colaboración. Sí, en plural, porque hay que traducir todo lo anterior en cifras. Se debe hacer un presupuesto para la generación y puesta en marcha del producto y otro para el mantenimiento del mismo en caso de ser necesario. Esto depende en gran medida de las características propias del producto elegido.

5. Establecer un cronograma y contratar los servicios y profesionales, previa aceptación de los presupuestos. Se deben establecer unas líneas de acción y tareas específicas cada una de ellas, con un timing determinado. Para coordinar el proceso general de todo el trabajo, lo ideal es que la institución establezca un interlocutor que será quien coordine con el profesional de la edición todas las cuestiones referentes a la producción, edición, publicación y promoción del producto.

Cada uno de estos ítems significan varias reuniones y por ello es vital la organización y tener claro desde el principio los pasos a seguir.